Podstata podvojnosti účtovných zápisov

Obchodné prípady alebo hospodárske operácie vznikajú pri premene foriem majetku a jeho zdrojov krytia. Ide o skutočnosti, ktoré spôsobujú zmeny majetku, zmeny zdrojov vnik nákladov a vznik výnosov.
Môžu sa vyjadrovať v naturálnych aj v peňažných jednotkách a tie, ktoré sú predmetom zaznamenávania v účtovníctve sa označujú ako účtovné prípady.
Z hľadiska úplnosti zaznamenávania obchodných prípadov sa rozlišujú systematické a nesystematické zápisy. účtovné prípady sú obchodné prípady ale aj účtovné operácie. Účtovné operácie sú také účtovné prípady keď musí účtovná jednotka opraviť účtovný zápis, prevody zostatkov účtov pri užitočnej závierke. Účtovné prípady sa primárne zaznamenávajú v účtovných dokladoch na základe účtovných dokladov sa uskutočňujú účtovné zápisy.
Zápisy sa vždy uskutočňujú jedenkrát na strane MD jedného účtu a na strane D úplne iného účtu. Hovoríme, že sú to sústavné zápisy alebo predkontácie.




Náležitosti účtovných dokladov
Vysoké nároky na obsahovú a formálnu stránku účtovných dokladov sú predpokladom preukaznosti účtovníctva. To čo má obsahovať účtovný doklad je ustanovené v zákone o účtovníctve.
1. Označenie účtovného dokladu (PPD, VPD, VBÚ)
2. Obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov
3. Peňažná suma
4. Dátum vyhotovenia účtovného dokladu
5. Dátum ustanovenia účtovného prípadu
6. Podpisový zoznam osoby, ktorá je zodpovedná za účtovný prípad
7. Podpisový zoznam osoby zodpovedný za jeho zaúčtovanie
8. Označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje

Účtovné doklady musia byť čitateľné, prehľadné, musí byť zabezpečená trvanlivosť záznamu, niektoré externé vyhotovenia vo viacerých exemplároch. Opravené musia byť tak aby pôvodný údaj bol čitateľný.
Pred zaúčtovaním sa účtovné doklady kontrolujú:
1. Po vecnej stránke (druh tovaru, množstvo, jednotková cena)
2. Po formálnej stránke (či obsahujú všetky predpísane náležitosti pre oprávnenosť uskutočniť príslušné operácie)