Kontrolné otázky manažment projektov - vypracované

KAPITOLA 4

Na aké účely slúži návrh projektu a čo ma obsahovať?
Slúži na tieto účely:
1. rozhodnutie “Áno/Nie“ o príprave daného projektu,
2. definovanie problému a existujúcich možností pre jeho riešenie,
3. definovanie prvotných, počiatočných cieľov a zamerania projektu (v ďalšom štádiu plánovania sa ešte môžu upresňovať, vyvíjať, meniť),
4. informovanie ostatných zainteresovaných o projekte (vrcholových, líniových manažérov, potenciálnych účastníkov a partnerov v projekte).

Ak sa rozhodne, že projekt sa bude realizovať, náčrt projektu sa stáva základom pre podrobnejšie plánovanie projektu, referenčným dokumentom pre budúce diskusie tykajúce sa otázok, či sa projekt odchýlil od pôvodnej myšlienky a pripadne aj pomôckou pre získavanie či najímanie členov tímu projektu. Od tohto programového dokumentu (ktorý môže mať rozsah 1-2 strany) sa odvíja plánovanie celého projektu. Základná myšlienka projektu môže byť výsledkom rozsiahlej analýzy vleklého problému, ale aj výsledkom náhlej inspirácie (počas zahraničnej cesty, náhodného rozhovoru, dôsledok nespavosti a pod.). V každom prípade je potrebné , aby úmysel rozpracovať
a následne realizovať projekt (ak bude návrh projektu schválený) bol v tomto štádiu aj určitou formou potvrdený - v prípade komerčnej firmy napr. formálne vo forme “Vyjadrenia záujmu“ (Statement of Intent) podpísaného zodpovedným manažérom, v prípade menej formálneho kolektívu (mimovládna organizácia, riešiteľský výskumný kolektív) neformálnou dohodou (podľa možnosti formulovanej aj v písomnej podobe). Takisto niektoré medzinárodné projekty (čiastočne alebo úplne financované Európskou komisiou alebo nejakou inou medzinárodnou inštitúciou) si v tejto počiatočnej fáze
vyžadujú formálne vyjadrenie záujmu vo forme “ listu vyjadrenia záujmu“ (Letter of Interest, Letter of Intent). Prílohou tohto potvrdenia záujmu musí byť aj nominácia osôb zodpovedných za nadväzujúce aktivity (t.j. príprava podrobného návrhu projektu, komunikáciu a spoluprácu s partnermi, a pod.).
Náčrt projektu má byť stručný, výstižný a k veci. Má slúžiť aj ako informačný dokument pre tých, ktorí aj keď nebudú priamo zapojení do projektu, môžu ho nepriamo podporovať, alebo aspoň majú byť informovaní o tom, že sa pripravuje realizácia takéhoto projektu. Cieľ projektu musí byť definovaný zrozumiteľne, použitím slov s jednoznačnou interpretáciou (musí byť jasné , čo sa má urobiť). Okrem toho, musí byť formulovaný spôsobom, ktorý umožňuje jednoznačne určiť, či cieľ bol splnený merateľnosť). Formulácia cieľa bude štandardom (normou) pre riešenie konfliktov, čo sa malo urobiť, čo sa od toho očakáva a použitie akých zdrojov je oprávnené na jeho dosiahnutie. Preto sa formulácii cieľa projektu oplatí venovať náležitú pozornosť. Tato etapa si vyžaduje úzky kontakt s konečnými používateľmi výsledkov projektu. Projektový tím by mal podrobne analyzovať požiadavky užívateľov a zdokumentovať ich v dokumente “Špecifikácia požiadaviek“, ktorý by mal potom podpísať odberateľ (ktorý musí jasne povedať, čo chce). Tým sa vytvorí definitívny rámec pre projekt. Tato fáza by mala dať odpoveď na otázku “Čo?“ a nie “Ako?“.